Comment faire apostiller un document ?
L’apostille : une certification essentielle pour l’international
L’apostille est une mention officielle qui certifie l’authenticité d’un document public afin qu’il soit reconnu dans un autre pays. Elle facilite les démarches administratives à l’international, notamment pour les documents académiques, administratifs et juridiques. Découvrez pourquoi elle est nécessaire, comment l’obtenir et quels documents peuvent être apostillés.
Pourquoi faire une apostille ?
À quoi sert une apostille ?
L’apostille permet de certifier qu’un document émis dans un pays est authentique et ainsi être présenté auprès d’une autorité étrangère. Elle évite ainsi la double légalisation par un consulat ou une ambassade, simplifiant les démarches administratives.
Elle est indispensable pour de nombreuses situations :
● Inscription dans une université étrangère.
● Mariage ou PACS à l’étranger.
● Création d’une entreprise dans un autre pays.
● Reconnaissance d’un jugement de divorce.
● Demande de visa ou de nationalité.
En l’absence d’une apostille, un document peut être rejeté par les administrations étrangères, entraînant des retards et des complications évitables.
Quels documents nécessitent une apostille ?
Tous les documents officiels ne peuvent pas être apostillés. Voici une liste des principaux documents apostillables :
● Documents d’état civil : actes de naissance, de mariage, de décès. Ces documents sont souvent requis pour des démarches administratives à l'étranger.
● Documents judiciaires : décisions de justice, casiers judiciaires, certificats d’absence de condamnation. Ils sont généralement demandés pour des demandes de visa ou d'immigration.
● Documents notariés : procurations, testaments, contrats de vente immobilière. Ces documents sont essentiels pour des transactions ou successions internationales.
● Documents académiques : diplômes, relevés de notes, certificats de scolarité. Une apostille est souvent requise pour étudier ou travailler à l’étranger.
● Documents commerciaux : statuts d’entreprise, extraits Kbis, certificats d'origine. Les entreprises ayant des relations commerciales internationales doivent souvent apostiller ces documents.
● Documents médicaux : certificats médicaux destinés à une reconnaissance internationale. Ils sont notamment nécessaires pour certaines procédures médicales.
Quels pays reconnaissent l’apostille ?
L’apostille est valable uniquement dans les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Aujourd’hui, plus de 120 pays reconnaissent cette légalisation. Voici quelques exemples :
● Europe : Allemagne, Belgique, Espagne, Italie, Portugal, Royaume-Uni
● Amérique : États-Unis, Canada, Brésil, Mexique, Argentine
● Asie : Japon, Inde, Corée du Sud, Philippines
● Afrique : Maroc, Afrique du Sud, Tunisie
Pour les pays qui ne sont pas signataires de cette convention, une légalisation classique via l’ambassade ou le consulat est nécessaire, ce qui peut prendre plus de temps et engendrer des frais supplémentaires.
Comment faire une demande d’apostille ?
Qui peut apostiller un document en France ?
Depuis 1er mai 2025, les Notaires de France, par l’intermédiaire de 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires compétents, délivreront les apostilles en lieu et place des cours d’appel.
Les modalités de traitement des demandes d’apostille à compter de cette date sont détaillées sur le site notaires.fr à la rubrique dédiée : https://www.notaires.fr/fr/actualites/apostille-et-legalisation
Quant aux légalisations, elles seront également délivrées par les Notaires de France, en lieu et place du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, au plus tard à compter du 1er septembre 2025.
Quelles sont les étapes pour obtenir une apostille ?
- Se rendre sur le site notaires.fr.
- Préparer le document et les pièces nécessaires : fournir l’original et, si nécessaire, une copie certifiée conforme par une autorité compétente.
- Demander l’apostille : selon la situation, en ligne via la rubrique dédiée sur le site notaires.fr (https://apostille.notaires.fr/accueil) ou en se rendant directement au centre de l'un des 15 Conseils Régionaux ou chambres interdépartementales de notaires compétents.
- Recevoir l’apostille : selon les modalités définies par l'autorité compétente.
Un dossier mal préparé ou incomplet peut entraîner un refus et des délais supplémentaires.
Faire apostiller une traduction assermentée
Si un document doit être traduit avant d’être apostillé, il est nécessaire de faire appel à un traducteur assermenté comme le cabinet Au service des langues, spécialiste de la traduction assermentée en français-arabe . Une traduction certifiée permet de garantir l’acceptation du document à l’international.
Pourquoi faire traduire un document avant l’apostille ?
● Certains pays exigent une traduction officielle pour valider un document apostillé.
● Une mauvaise traduction peut entraîner un refus administratif.
● Un traducteur assermenté garantit une traduction fidèle et reconnue par les autorités.
Légalisation ou apostille : quelle différence ?
Qu’est-ce que la légalisation ?
La légalisation est une procédure qui atteste de l’authenticité de la signature d’un document public émis en France pour qu’il soit valable à l’étranger. Contrairement à l’apostille, elle est utilisée pour les pays qui ne font pas partie de la Convention de La Haye.
Comment choisir entre une apostille et une légalisation ?
● Si le document est destiné à un pays signataire de la Convention de La Haye, une apostille suffit.
● Si le pays n’est pas membre de cette convention, une légalisation est requise.
Informations pratiques et services liés à l’apostille
Où trouver les informations officielles sur l’apostille ?
Pour toute démarche liée à l’apostille, il est essentiel d’accéder aux bonnes sources d’informations. Plusieurs services en ligne et institutions fournissent des détails précis sur la procédure :
● Service-public.fr : ce site officiel centralise les informations sur l’apostille et la légalisation.
● Notaires.fr : les demandes d'apostille (depuis le 1er mai 2025) et de légalisation (à compter du 1er septembre 2025) sont délivrées par les Notaires de France.
● Ambassades et consulats : ces institutions renseignent sur les exigences spécifiques des pays de destination.
Lien entre apostille et traduction assermentée
Lorsque l’on souhaite faire apostiller un document étranger ou français destiné à un autre pays, il peut être nécessaire d’y joindre une traduction assermentée. Certaines pratiques établies exigent qu’une signature du traducteur assermenté soit validée avant d’apposer une mention d’apostille.
Dans certains cas, la légalisation ou apostille d’un document doit être effectuée avant sa traduction, tandis que d’autres pays exigent l’inverse.
Apostiller un document est une étape clé pour toute démarche nécessitant une reconnaissance internationale. Préparer ses documents, et si nécessaire, obtenir une traduction assermentée sont des étapes essentielles. Au Service des Langues vous accompagne pour vos besoins de traductions certifiées.
